El almacenamiento y la organización de documentos son las funciones más básicas y fundamentales de un DMS. Estas funcionalidades incluyen:
Incumplimiento de regulaciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones por no cumplir con las normativas de conservación y gestión de documentos.
Pérdida o Robo de Datos: Almacenar datos críticos en la nube puede exponerte a riesgos como la pérdida o el robo de datos. El secuestro de cuentas o servicios también es un riesgo.
Eliminación de documentos obsoletos: La gestión documental identifica y elimina documentos que ya no son útiles o relevantes. Esto ayuda a mantener la eficiencia y evitar la acumulación innecesaria.
Estos registros también permiten saber cuántos documentos procesa una persona o un equipo en un periodo de tiempo, lo que facilita la definición de objetivos y la medición de resultados.
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Destrucción y reciclaje de documentos: Al final del ciclo de vida de un documento, debe existir un proceso claro para su destrucción segura.
Otro criterio fundamental es la usabilidad. La mejor plataforma de gestión documental será inutilizable si sus usuarios encuentran dificultades para navegarla.
El almacenamiento o acceso técnico es necesario para la finalidad legítima de almacenar preferencias no solicitadas por el abonado o usuario. Estadísticas Estadísticas
Colaboración en equipo: permite a los usuarios trabajar simultáneamente en los mismos documentos, fomentando la productividad y evitando conflictos de versiones.
Una vez que los documentos están en el sistema, puedes hacer seguimiento y gestionarlos, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y reduce los errores.
Mejora en la toma de decisiones: La disponibilidad documentos digitales de la información es clave para tomar decisiones informadas y acertadas.
Identificación de Ineficiencias: Detectar cuellos de botella, redundancias y otros problemas en los procesos existentes que podrían mejorarse con un DMS.
Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones